Las reglamentaciones sobre privacidad de datos de algunos países requieren que ARCOIRIS notifique a la persona que emita un informe sobre ciertas prácticas de recolección y retención y que el informante acepte los términos y condiciones para el uso del servicio de emisión de informes. Para que nosotros aceptemos cualquier información a través de este sistema de emisión de informes, usted deberá leer y aceptar los términos contenidos a continuación. Si usted no desea aceptar, le sugerimos reportar este asunto directamente a su departamento de Recursos Humanos, jefe directo, gerente, o el grupo de cumplimiento de políticas de su organización.
1. Asuntos generales
HYDHRA es un sistema de acceso a la información basado en la web y por vía telefónica proporcionado por ARCOIRIS a sus colaboradores, proveedores y socios comerciales y aquellos de sus subsidiarias (“Informantes”) para reportar sospechas de violaciones de las regulaciones, políticas, Código de conducta y ética.
En otros países, como en los Estados Unidos, HYDHRA también podría ser usado para reportar sospechas de violaciones de otros asuntos. Este y la base de datos en la cual la información y los datos personales que usted pudiera reportar son almacenados, son operados por RHRSS., en los Estados Unidos.
Usted puede contactar a ARCOIRIS (nombre de la empresa ) con cualquier pregunta relacionada con esta Notificación o con HYDRHA como se explica a continuación:
Grupo de cumplimiento de ARCOIRIS en compliance@ ARCOIRIS .
Para proceder, deberá leer este documento en su totalidad. Si está de acuerdo, marque el cuadro ACEPTO al finalizar. Entonces así podrá levantar un reporte o pregunta utilizando HYDRHA. Si no otorga su consentimiento, usted no podrá levantar un reporte o pregunta a través de HYDRHA.
2. Uso de HYDHRA
El uso de HYDRHA es completamente voluntario. Le animamos a reportar cualquier violación directamente a su supervisor o gerente, o a un representante de los Departamentos de Recursos Humanos, Cumplimiento Legal o Corporativo, considerando la naturaleza de la posible violación. Si siente que no puede hacer esto, puede usar HYDRHA para realizar su reporte.
HYDRHA es un sistema de emisión de reportes en línea confidencial, incluso anónimo, que le permite reportar sospechas de violaciones de la legislación o las políticas de la empresa, así como otras preocupaciones que pudiera tener, a ARCOIRIS . En ciertos países, ARCOIRIS solo puede aceptar reportes a través de HYDRHA sobre temas limitados, generalmente restringidos a asuntos financieros, contables, de auditoría, sobre sobornos, leyes de competencia, discriminación y acoso y ambientales, de salud, higiene y seguridad. Si su preocupación pertenece a un asunto que, bajo la legislación local, pudiera no ser aceptado por ARCOIRIS a través de HYDRHA, usted deberá contactar a su supervisor o administración local o a un representante de los Departamentos de Recursos Humanos, Cumplimiento Legal o Corporativo, para reportar el asunto.
Por favor tome en cuenta que podemos recibir y procesar reportes a través de HYDRHA si usted confirma que ha leído y aceptado esta Notificación de protección y privacidad así como el procesamiento de los reportes y su información personal como se describe a continuación dando clic al cuadro de ACEPTO. Si usted no acepta, no podrá usar HYDRHA para enviar un reporte y deberá contactar a su supervisor o administración local o un representante de los Departamentos de Recursos Humanos, Cumplimiento Legal o Corporativo para reportar el asunto.
Por favor considere que la información que usted proporcione acerca de usted mismo, sus compañeros, colaboradores o cualquier aspecto de las operaciones de la empresa podría resultar en decisiones que afecten a otros. Por lo tanto, le pedimos que únicamente proporcione información que considere es verdad. Usted no será sujeto de represalias de parte de ARCOIRIS por cualquier reporte de alguna sospecha de violación que se haga de buena fe, incluso si después resulta ser una suposición basada en hechos incorrectos. Sin embargo, por favor tenga en cuenta que, proporcionar información falsa o engañosa deliberadamente no será considerada como verdad. La información que usted ingrese será tratada confidencialmente excepto en los casos en los que esto no sea posible debido a los requisitos legales o con el fin de conducir una investigación, en cuyo caso la información será manejada de forma sensible. Le invitamos a identificarse con el fin de que podamos dar seguimiento con preguntas que pudieran surgir durante la investigación.
3. ¿Qué información y datos personales son recolectados y procesados?
HYDRHA guarda la siguiente información y datos personales que usted proporcione cuando realice un reporte: (i) su nombre e información de contacto (a menos que su informe sea anónimo) y si usted es empleado de ARCOIRIS ; (ii) el nombre y otros datos personales de las personas que usted nombre en su reporte si proporciona dicha información (es decir, descripción de las funciones e información de contacto); y (iii) una descripción de la supuesta conducta inapropiada así como una descripción de las circunstancias del incidente. Nótese que, dependiendo de las leyes del país en el que usted resida, el reporte podría no hacerse de forma anónima; sin embargo, su información personal será tratada confidencialmente y únicamente será revelada como se establece a continuación.
4. ¿Cómo serán procesados los datos y la información personal después de su reporte y quién podrá acceder a la información y los datos personales?
El contenido del reporte y los datos personales que usted proporcione serán almacenados en una base de datos que se ubica en servidores alojados y operados por RHRSS en los Estados Unidos. RHRSS ha celebrado compromisos contractuales con ARCOIRIS para asegurar la información que usted proporcione de acuerdo con la legislación aplicable. RHRSS está comprometida con mantener prácticas estrictas de privacidad y seguridad, incluyendo aquellas relacionadas con la notificación, la elección, la posterior transferencia, la seguridad, la integridad de los datos, el acceso y cumplimiento.
Para el propósito del procesamiento y la investigación de su reporte y sujeto a las disposiciones de la legislación local, la información y los datos personales que usted proporcione podrían ser accedidos, procesados y usados por el personal correspondiente de ARCOIRIS , incluyendo Recursos Humanos, Finanzas, Auditoría Interna, Asuntos Legales, Cumplimiento Corporativo, la administración, asesores externos (por ejemplo, asesores legales) o, en circunstancias limitadas, por el personal técnico en RHRSS. Dichos individuos pueden ubicarse en los Estados Unidos o en otro país.
La información y los datos personales que usted proporcione también podrían ser revelados a la policía y/u otras autoridades de cumplimiento o regulatorias. Los organismos relevantes que reciban y procesen los datos personales pueden ubicarse en los Estados Unidos o en otro país que podría no proporcionar el nivel de protección de datos disponible en los Estados Unidos.
Los datos personales que usted proporcione serán conservados el tiempo como sea necesario para procesar su reporte o, bien si es aplicable, tanto tiempo como sea necesario para iniciar las sanciones o satisfacer las necesidades legales o financieras.
5. Acceso a la información con respecto al informe
ARCOIRIS le dará aviso oportunamente a cualquier persona que sea sujeto de un reporte ante HYDRHA excepto cuando la notificación requiera ser demorada para garantizar la integridad de la investigación y la preservación de la información relevante.
Algunas excepciones, el sujeto del reporte puede acceder a la información con respecto al reporte (con la excepción de la identidad del informante) y solicitar la corrección de los datos personales que sean inexactos o incompletos de acuerdo con la legislación aplicable. De igual forma, con algunas excepciones, los informantes también podrían acceder a la información acerca del reporte y solicitar correcciones de sus datos personales de acuerdo con la legislación aplicable. Para realizar dichas correcciones, por favor contacte al Consejo general o al Funcionario de Cumplimiento Corporativo de su organización.
6. Regulaciones de países especiales
A lo largo de la mayor parte de la Unión Europea y las áreas adyacentes, los reportes únicamente pueden hacerse en relación con temas limitados, normalmente asuntos contables, de auditorías, sobre sobornos, leyes de competencia, discriminación y acoso y asuntos ambientales, de salud, higiene y seguridad. Además, algunos países restringen los reportes de modo que únicamente los colaboradores en funciones clave o administrativas pudieran ser el sujeto de un reporte.
Cualquier problema o preocupación en relación con temas no permitidos por la legislación que sean reportados mediante HYDRHA deberá ser reportado directamente a su Gerente o Supervisor o a un representante de los Departamentos de Recursos Humanos, Cumplimiento Legal o Corporativo según sea apropiado para el tema de la posible violación. En algunos países, los reportes anónimos podrían no estar permitidos por la ley excepto bajo circunstancias extremadamente restrictivas.
